Для того, чтобы в момент назначения пенсии максимально учесть все заработанные человеком пенсионные права, предельно сократить срок назначения пенсии и, соответственно, срок получения первой выплаты Отделение ПФР по Волгоградской области проводит масштабную заблаговременную работу с документами, справками и трудовыми книжками волгоградцев, которые собираются уходить на заслуженный отдых в ближайшие 12 месяцев.

Большая роль в этом деле отводится кадровым службам предприятий, которые перешли на электронный документооборот с Отделением, заранее сформировали списки сотрудников и подали документы по защищенным каналам связи.
На каждого кандидата, идущего на заслуженный отдых, формируется так называемый макет пенсионного дела. Именно заблаговременная работа позволяет выявить недочёты в трудовой книжке или в других документах будущего пенсионера и своевременно их устранить. Специалисты территориальных Управлений ПФР окажут содействие кандидату и сообщат заранее, если необходимо сделать запросы в архивы, в организации и предприятия, в страны СНГ, и гражданин не потеряет время в ожидании ответов. 
Кроме того, будущему пенсионеру не придется отрываться от рабочего процесса, ведь в случае заблаговременного представления предприятием (организацией) в Управление ПФР сканированных образов документов, необходимых для установления пенсии, заверенных усиленной квалифицированной подписью, и подачи заявления на назначения пенсии в электронном виде, личное обращение за назначением пенсии гражданина и представление подлинных документов в клиентскую службу Управления ПФР – не требуется.
 99% работодателей нашего региона понимают важность и необходимость этой работы и уже заключили соглашение об электронном взаимодействии с ПФР. Однако еще остались крупные организации, которые данную работу игнорируют. На сегодняшний день с ними ведется разъяснительная работа, по итогам которой Отделение ПФР по Волгоградской области рассчитывает на понимание со стороны этих работодателей.
К слову сказать, сегодня в работе у специалистов оценки пенсионных прав территориальных Управлений ПФР г. Волгограда и Волгоградской области находится 22 149 макетов пенсионных дел, с правом на пенсию в 2018 году, тогда как в среднем ежегодно на пенсию уходят более 30 000 жителей Волгоградской области.